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【制度流程】如何进行制度流程的优化?


首先,企业为什么会有制度管理和流程管理两种方式,二者之间的关系是什么,企业在运用流程管理时如何处理二者的关系呢?


制度和流程,是企业发展不同阶段的不同选择。企业初创阶段往往是有流程但无制度,企业生产经营活动过程,如企业注册,员工计件与发工资,生产工艺过程等都是流程活动的过程,即便没有书面化。但由于企业规模小、人员少,一切往往都在领导掌控之中,大小事情只要老板拍板即可,所以就没有制度方面的需求。当企业达到一定规模时,老板无法亲自照看到企业的角角落落,于是便有了制度。企业同时也将进行流程优化、固化。制度一方面规定了员工的工作内容,另一方面规定了员工怎样去实现工作内容的工作流程。而流程则是在制度的基础上,强调激发人的积极性与创造性,通过持续的改进,进而把事情做得更合理、效率更高、成本更低。


流程优化与制度建设二者之间既有区别,又有联系,是对立统一的关系。制度是约束组织成员的行为规范或评价准则它是以“人性本恶”为基础,强调制度的刚性;而流程则是对具体做事的细化,强调“如何去把一件事情做得更好”它是以“人性本善为基础,强调规范与效益。通俗形容流程就像河流,流程管理就像河道梳理,而制度就是巩固河道的堤坝。如果要治理河流——即业务流程,就应该用流程管理先梳理河道,河道梳理好了以后再用管理制度的堤坝来巩固梳理成果。


制度解决企业可以做什么,不能做什么的问题,而流程解决可以做的事情怎么做。制度是刚性的,约束员工的行为,流程是规范员工行为,让员工特別是新进员工快速掌握操作规则,毕竟优化的流程是往多宝贵经验的沉淀,作为企业员工照做即可,同时制度通过约束从而保障了这些行为的有序进行。


制度规范所有企业成员,流程规范特定岗位人员。如门禁制度,适用于客户、老板、员工及门卫等所有企业成员,而入库流程,涉用于供方、采购、仓库等特定岗位。


制度以原则规范为主,流程以活动标准为主。制度讲原则性,规范性,是员工行为的杠杆或高压线;流程是具体活动的标准与过程,是员工操作行为方法的体现。


最后,制度与流程书面描述时,可以多种形式,即可单独分开,也可合体。如员工考勤制度,即规定了迟到早退等违规行为及措施,也可以明确考勤流程,做请假、岀差等流程,同时流程描述还可以通过流程图及流程说明书进行清晰表述。家好企业的标准是制度健全、流程完善、文件优良。而流程优化与制度建设在企业经营管理中同样重要,流程是制度的延展和补充,两者相辅相成,相得益彰。企业的流程管理体系好比是髙速公路,员工具备快速行驶条件,若技能不够,出现违规,那就需要制度即交通法规来约束,使得高速公路更在有序畅通。总之,要使流程优化并完善,须有制度建关注保障,两者不可或缺。


又有人说:“企业需要什么制度流程,直接上网上‘百度’不就好了,为什么还要找找咨询公司做项目呢?”那么,企业中的制度流程真的靠‘百度’就能解决吗?并不是的。


首先,我们来看何为“制度流程”。

制度就是对企业内各项工作任务与所涉及到的组织与岗位权责的规范。而流程就是对制度中可程序化过程的框图式展现。

换句话说,制度与流程是对企业内组织与岗位权责的落地。


其次,我们为什么要做制度流程的优化呢?

在智域多年对企业管理深入的研究下,总结出一般公司的制度流程现状大致如下:

Ø 没有标准的业务流程和管理流程,大多数员工凭感觉做事

Ø 因为流程界定不清晰,导致部门之间职责空白或职责不清

Ø 流程环节过多,组织运营管理效率低下

Ø 流程不完整,未形成闭环,导致管理工作不深入

Ø 缺少关键控制点和明确绩效标准,流程管理形式化

Ø 缺乏可执行和执行力度,流程梳理和优化成为面子工程

Ø 各部门没有形成共识,因相互不理解而互相指责,推诿

……


仅仅靠百度是解决不了一个企业的制度流程的梳理,更不能解决公司潜在的诸多发展管理的问题,通过第三方咨询公司科学的进行制度流程优调,使企业逐渐做到:

Ø 事事有人做、怎么做、做好的标准清楚明了

Ø 职责清楚、责任分明、提高企业市场反应能力和竞争能力

Ø 消除了部门壁垒与职务空白地带,改善员工的积极性与潜能发挥,提高企业的整体运行效率和效益,增强企业的核心竞争力


再者,如何进行制度流程体系的优化呢?

智域一般遵循如下步骤:


详细来讲,有如下具体做法:

Ø 制定流程架构及目录:在价值链分析的基础上,整体梳理公司流程架构,贯穿各业务和职能部门,将各职能有机联系并协调起来

Ø 理清流程的层次,按照涉及单元大小,对流程进行分级从而列出主流程中流程树结构

Ø 识别核心流程及问题流程,确定需重点分析和优化的对象及范围;

Ø 形成优化目标流程清单,作为本次项目的重点工作对象;

Ø 进行流程现状描述:需要经过多个来回,这是一个反复沟通的过程;

Ø 为了清晰的描述出企业的现有流程,往往利用流程图的方式将各种流程固化下来,从而成为企业管理活动中的行为准则;(一般采用泳道式图表)

Ø 过多轮沟通,形成《流程文件初稿》

Ø 撰写流程说明,制定流程相关表单

Ø 进行流程分析评估:对核心流程的性能开展定性及定量分析:a.利用流程分析的六因素模型(匹配性、依赖性、震荡性、控制性、一致性、竞争性),对流程现状进行整体评价;b.基于流程整体性评价结果,从流程结构、流程环节、流程节点三个维度对具体的末级流程逐个进行诊断分析;

Ø 进行流程手册汇编:根据流程优化结果,调整部门及岗位职责

Ø 编写制度时,智域一般借助5W2H工具,即:

WHY--为什么要这么做?必要吗?重要吗?

WHAT--这项工作要求做什么事情?

WHERE--在什么地方进行工作?

WHEN--在什么时间完成?对工作时间有什么要求?

WHO--由谁来承担?谁来完成?谁负责?

HOW--如何实施?方法怎样?如何提高效率?

HOW MUCH--做到什么程度?数量如何?质量水平如何?费用产出如何?

Ø 进行制度流程的宣讲与实施。并制定清晰的制度流程试行工作计划。


最后,企业的制度流程优化肯定要用于企业的发展管理进程中,厚厚一沓制度流程又如何宣贯呢?


在此,智域承接的项目,一般在项目进行的时候会建议所有部门都参与其中,在制度流程的梳理设计过程中,全程参与讨论、分析,在最终制度流程落实实施时,各部门就会清楚的知晓与自身相关的内容,有利于成果更好的贯彻。






















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