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提高企业月度会议效率的路径探索


在现代社会中由于市场经济条件极为复杂,而一个人或单个部门的能力比较有限,因此部门间的横向交流以及各个管理层和员工间的纵向交流就极为重要,所以需要将团队精神发挥出来,将大家的智慧融为一体,从而更好地解决实际问题。会议正好可召集企业行业的有关人员一起来决策、共商事宜,起到总结工作、制定计划的作用,承担着传达信息、达成协议、解决问题等重要责任。定期召开的月度会议以及工作会议在现代企业管理中扮演者重要角色,因此如何提升会议的效率和质量,使其发挥最大的作用是每个企业行政部门管理中的重点。


所谓会议是指有组织、有领导、有目的的议事活动,它是在限定的时间和地点,按照一定的程序进行的,而企业的会议则是偏重企业内人员对于企业的总体战略,生产以及营销策略,包括企业在日常运营活动中的各项讨论及决策。因此,要做到会而有议、议而有决、决而有行,否则就是闲谈或议论,不能成为会议。会议是一种普遍的社会现象,几乎有组织的地方都会有会议。通常来说,高效、和谐、适当的会议对于解决内部矛盾、明确工作目标、提高工作效率有着极为关键的作用,这样的会议可最大限度激发员工的积极性和主动性,构建起管理者、领导层的威信,促企业内部的团结,逐渐形成良好的企业文化并提升决策的科学性、可行性。但如果企业会议不能科学、合理开展或者效率低下、目的不明确,则会对企业的发展也会起到制约作用。


一、 企业月度会议存在的问题分析

近年来,随着一些公司规模的不断壮大,员工与部门数量的增多,与之俱来的是会议效率愈来愈低下的反映。现代企业会议中存在一些影响会议效率的因素,制约着月度会议应有的作用发挥。笔者将这些严重影响会议效率的因素按照会前、会中、会后三部分分类,经过归纳整理如下:

(一)会议前

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(二)会议中

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(三)会议后

1-3


四)问题分析

上述问题在不同的企业和具体环境中对月度会议效率的影响程度和大小会有不同的表现。这些问题绝大多数落在上述三个方面,为具体问题改进措施的制定提供了更为明确的目标。

同时,有一类问题值得关注,即会议本身是否需要召开。由此可以分辨出目前存在的主要问题,并找出现阶段改进的主要方向:会议必要性评估;会前准备工作;与会人员确定;会议的目的和结果明确。除此之外,对于涉及主持人的技能、时间问题以及参会者技能的问题上也需进一步完善。



二、提高月度会议效果的措施探讨

对于大多数的企业来说,月度会议以总结上一月工作并安排新一个月的工作计划为主。这通常涉及到纵向和横向间的交流沟通问题。根据一般经验,高效的会议应具备以下几个一般特征:


2-1


(一)高效会议应坚持的原则

1.明确目标并突出重点

会议的内容如果过于空洞、无物,主题不突出,特别容易引起参会人的反感,且讨论内容繁杂分散,不易形成切实的会议成果。因此会议需要坚持目标明确、直入主题的重点,才能让参会人集中注意力,有效解决问题。


2.时间长度合理

人的注意力没有办法长时间集中,因此会议需要在人的注意集中时间阶段尽快将问题突出。如果时间太长,参会人员就会将注意力分解并产生倦怠感,容易造成反感并且决策效率低,如果会议太长还会耽误正常工作的进行,让员工对会议产生抗拒心理,并且对之后的会议安排不方便。


3.良好的秩序

良好秩序的会议能提升效率。一个在会上相互否认、不认可的会议是无效率的。而清晰、条理清楚的可有效帮助和会人员冷静头脑,理顺思路并将思维打开,优化会议决策的质量。这也要求提高参会人员的技能,包括语言表达、行为举止等方面。


(二)做好月会管理的方法探索

1、加强会议全过程高效、系统的管理

首先,在确定会议召开日期后,要选择合适的会议负责人(负责统筹会议的任务分配、进度控制、质量监督等),明确会务、技术、宣传、记录等工作的负责人员。月度会议召开前要拟定会议流程,并提前准备会议材料发放给参会人员

另外,会议主持人员要具备进度控制的能力。由于月会要具备快捷、高效、精准的特征,同时也是会议效率的重要保障,因此主持人要有较强的把控力,引导会议讨论走向不偏题,重点突出,具有针对性。同时,在关键节点可以对时间有较强的把握,控制会议时间不冗长。

最后,要做好会后总结和计划落实工作。会后总结不仅是对会议筹备过程、会议进展情况、会议效果的全面总结和分析,也是对会议内容的会后落实的考核和监管。同时,行政部门要及时做好会议记录和存档工作,会议上的问题提出和讨论成果也应形成具体的文字材料及时发布给与会人员。


2、加强员工参会、办会技能培训

员工要从思想上重视月度会议工作,明确自身定位,是参与者而不是旁听者。行政人员在会议管理工作中有较大的推动作用,从会议议题的选择、参会人员范围的确定、会议时间的安排等都要做好各方协调,确保会议正常有序进行。参会人员要做好会前准备工作,了解会议主题、主要内容以及会议流程。

月度会议上要求参会人员或各部门负责人提前准备发言内容,可从“七谈”来表述:谈业绩,着眼于这一个月的工作完成情况与以往的差距;谈成果,不一定是指量化指标,可以是完成工作的内容,或者是阶段性工作的里程碑;谈问题,坦诚表达前一阶段工作中的不足,以及目前存在的需要在会议上讨论或需要其他部门协助解决的问题;谈建议,希望公司下一步关注的问题,以及工作中发现的需要改善的地方;谈计划,言简意赅地表述下一阶段的工作计划,尽量将工作目标量化表述;谈举措,前一阶段工作中的不足或问题将如何改正或解决;谈创新,工作方法、内容等方面的改变,也包括自我优化。

从这七个方面着手,发言内容需涵盖部门工作总结、工作计划、工作重点、存在的问题及解决措施,如有需要会议讨论的内容也应在发言中提及。同时参会人员既是发言人又是倾听者,每位参会人员都应做好会议记录,对待他人发言可及时给出回应。


3、设计科学合理的会议展示文档

大多数的企业月度会议会采用文档、Excel表格或幻灯片放映中的一种或几种结合的形式,这要根据具体的用途合理选择。展示内容通常包括:会议主题、会议流程、工作总结与计划、考核内容展示等。在设计方面要重点突出、简洁大方,可体现企业文化与风格。


以工作汇报使用的Excel表格为例,在设计时既要考虑到内容的完整性,又要配合发言人的讲述,使观看人可以清楚直观的了解一个部门或公司的工作总结与计划。以图2-2、图2-3为例,提供两个可参考的月度工作报表及年度工作汇总表格设计:


2-2  工作报表


2-3  年度工作汇报


4、充分发挥月度会议交流和沟通的作用

企业月度会议是部门间学习、交流的途径和平台,要通过会议加强跨部门的交流合作,建立协同机制。特别是涉及部门合作项目或工作以及企业共同制度的问题上,要利用月会契机,集中讨论决定,并形成切实的解决方案或会议成果。切实达到“事事有回音、件件有着落”的效果。


5、重视会议纪要的撰写和保存

会议纪要是会议内容的高度提炼和概况,是会议议题内容开展进一步工作的依据。月度会议上的基本情况,包括时间、地点、与会人员、会议主题、会议内容等方面要简要地记录在会议纪要上。同时,月度工作会议的会议纪要可包含各部门工作中最重要的一件事,重点明确。除会议纪要外,会议的其他成果材料也应在会议结束后整理成文档发送给相关领导部门,经审核后发布。这对指导相关工作进一步开展具有重要意义。


新形势下企业的不断发展对企业的月度会议的效果不断提出新的要求,复杂多元的企业结构也要求企业的会议科学高效合理,从而减少时间和经济成本,明确工作目标,提高工作效率。因此,企业的各部门都应重视月度会议,开好月度会,切实为企业的发展助力。











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